SI là gì trong xuất nhập khẩu? Hướng dẫn khai báo SI/Submit SI
Thuật ngữ SI không còn quá xa lạ với dân trong nghề nhưng nếu bạn là lính mới vào nghề thì cần phải tìm hiểu đầy đủ về khái niệm SI là gì? Các thông tin cần phải có trong SI gồm những thông tin nào? Và cách khai báo SI như thế nào? Để tránh bị nhầm lẫn với hàng loạt khái niệm invoice, packing list,.. thì hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của HT Shipping nhé!
SI là gì?
SI là tên viết tắt của cụm từ Shipping instruction là thông tin hướng dẫn vận chuyển/ giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến đại lý vận tải.Đảm bảo hàng được chuyển theo đúng yêu cầu của chủ hàng. Hạn chế tối đa những sai lầm thường gặp trên chứng từ khác, việc vận chuyển các thông tin hướng dẫn về việc vận chuyển và giao hàng hóa của nhà xuất khẩu (shipper) đến cho công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa nhằm mục đích đảm bảo rằng người giao hàng của công ty giao nhận vận chuyển hàng hàng hóa dựa theo đúng các yêu cầu của người gửi hàng( chủ hàng – Shipper) và đặc biệt chính là vận đơn vận chuyển qua đường biển bill of lading.
Thông thường SI thường được người gửi hàng gửi đến cho nhà vận chuyển họ làm vận đơn( Chứng từ vận tải vô cùng quan trọng). Người ta cũng thường gọi SI là mẫu hướng dẫn giao hàng.
Nội Dung Thể Hiện Trên SI (Shipping Instruction)
Trên một SI có các thông tin quan trọng cần phải ghi chính xác và rõ ràng như sau:
Số và ngày đặt hàng Booking
Tên của hãng vận chuyển được chỉ định sẵn (chuyến tàu, chuyến bay)
Tên của bên xuất khẩu hàng hóa hay còn gọi là Shipper
Tên của bên nhận hàng (nhà nhập khẩu) hay còn gọi là Consignee ở quốc gia khác đang chờ nhận hàng.
Tên của hàng hóa cần xuất nhập khẩu
Số lượng container, số lượng hàng hóa, trọng lượng, kích thước,…
Trọng lượng tịnh và tổng của VGM với CBM
Cảng bốc hàng: Nơi hàng hóa được load lên tàu để sẵn sàng vận chuyển
Cảng xếp dỡ: Là cảng đến, cần vận chuyển hàng hóa đến
Thời gian phải giao hàng: để ước tính thời gian xếp hàng lên container là làm các thủ tục khác
Địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng phải chính xác để đảm bảo hàng hóa được giao đúng nơi và đúng thời gian như đã thỏa thuận ở các hợp đồng kinh tế.
Phương thức chi trả phí vận chuyển: tùy theo thỏa thuận mà hai bên có các cách thức thanh toán khác nhau, có thể là trả ngay khi load hàng lên, trước khi vận chuyển hoặc sau khi hàng hóa đến tay người nhận, các chứng từ được gửi về cho nhà xuất khẩu làm bằng chứng để bên này thanh toán cho công ty vận chuyển.
Bên cạnh đó, nếu có quy định cụ thể thì cần thêm các hồ sơ bổ sung khác
Tại sao phải submit SI (Shipping instruction)?
Bạn có thể hiểu như vậy, quá trình đặt chỗ là việc booking nhưng hãng tàu chưa biết rõ về hàng hóa và mong muốn của khách hàng có gì phát sinh thêm ngoài những dịch vụ họ cung cấp không. Đồng thời khách hàng cũng phải cung cấp các thông tin liên quan tới hàng hóa để hãng vận tải biết điều này là bắt buộc để tránh việc phát sinh những sai khác trong vận tải các bên sẽ không có căn cứ quy trách nhiệm.
Vì SI cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa nên nó giúp đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng, thống nhất các thông tin liên quan đến các chứng từ, thủ tục.
Thông thường, SI sẽ được phía xuất khẩu gửi cho FWD (các đại lý giao nhận/ nhà khai thác vận tải) hoặc các hãng tàu để họ lên bản nháp của chứng từ. Sau đó, BL nhà xuất khẩu gửi đến cho khách hàng kiểm tra bản nháp và xác nhận lại thông tin đã có trên BL (Bill of Lading).
Nên đã xác định làm hàng xuất thì hàng cont hay hàng lẻ thì chúng ta đều phải submit SI.
Hướng dẫn khai báo SI/Submit SI
Có 2 cách phổ biến để bạn submit SI đó chính là :
Submit qua email : đây là cách phổ biến mà các forwarder thường sử dụng
Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu ( đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc forwarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải
Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin hãng tàu để làm bill ( đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)
Submit trên website của hãng tàu/Forwarder
Đây là cách thông dụng cho việc submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua email. Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email.
Một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI này qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống.
Điều gì xảy ra nếu Submit SI muộn
Nếu trường hợp SI bị bên nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn, quá thời gian cho phép thì các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển có thể sẽ bị phạt hành chính, thậm chí bị giữ hàng không lên tàu được. Như vậy, ta có thể thấy tầm quan trọng trọng việc submit SI đúng hạn là cực kỳ quan trọng
Hy vọng bài viết đã có thể giúp ích thật nhiều cho các bạn đang tự học xuất nhập khẩu muốn tìm hiểu những kiến thức nhập môn cơ bản.
Trên đây là một số thông tin về Shipping Instruction cùng với các thông tin khai báo cơ bản, hy vọng sẽ giúp các bạn có thể sử dụng chúng để áp dụng được trong công việc của mình.
Thuật ngữ SI không còn quá xa lạ với dân trong nghề nhưng nếu bạn là lính mới vào nghề thì cần phải tìm hiểu đầy đủ về khái niệm SI là gì? Các thông tin cần phải có trong SI gồm những thông tin nào? Và cách khai báo SI như thế nào? Để tránh bị nhầm lẫn với hàng loạt khái niệm invoice, packing list,.. thì hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của HT Shipping nhé!
SI là gì?
SI là tên viết tắt của cụm từ Shipping instruction là thông tin hướng dẫn vận chuyển/ giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến đại lý vận tải.Đảm bảo hàng được chuyển theo đúng yêu cầu của chủ hàng. Hạn chế tối đa những sai lầm thường gặp trên chứng từ khác, việc vận chuyển các thông tin hướng dẫn về việc vận chuyển và giao hàng hóa của nhà xuất khẩu (shipper) đến cho công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa nhằm mục đích đảm bảo rằng người giao hàng của công ty giao nhận vận chuyển hàng hàng hóa dựa theo đúng các yêu cầu của người gửi hàng( chủ hàng – Shipper) và đặc biệt chính là vận đơn vận chuyển qua đường biển bill of lading.
Thông thường SI thường được người gửi hàng gửi đến cho nhà vận chuyển họ làm vận đơn( Chứng từ vận tải vô cùng quan trọng). Người ta cũng thường gọi SI là mẫu hướng dẫn giao hàng.
Nội Dung Thể Hiện Trên SI (Shipping Instruction)
Trên một SI có các thông tin quan trọng cần phải ghi chính xác và rõ ràng như sau:
Tại sao phải submit SI (Shipping instruction)?
Hướng dẫn khai báo SI/Submit SI
Có 2 cách phổ biến để bạn submit SI đó chính là :
Điều gì xảy ra nếu Submit SI muộn
Nếu trường hợp SI bị bên nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn, quá thời gian cho phép thì các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển có thể sẽ bị phạt hành chính, thậm chí bị giữ hàng không lên tàu được. Như vậy, ta có thể thấy tầm quan trọng trọng việc submit SI đúng hạn là cực kỳ quan trọng
Hy vọng bài viết đã có thể giúp ích thật nhiều cho các bạn đang tự học xuất nhập khẩu muốn tìm hiểu những kiến thức nhập môn cơ bản.
Trên đây là một số thông tin về Shipping Instruction cùng với các thông tin khai báo cơ bản, hy vọng sẽ giúp các bạn có thể sử dụng chúng để áp dụng được trong công việc của mình.
Chúc các bạn thành công !!